建设工程总承包项目管理主要包括对设计、采购、施工和开车等内容的管理, 其中, 仓储管理作为采购管理中的重要环节, 直接影响施工现场的施工安装、开车及材料移交等后续工作能否顺利进行。所以, 如何实现全面、规范、高效的仓储管理, 始终是工程公司不断探讨的问题。

仓储管理实施前的策划是仓储管理的基础, 主要包括项目信息收集、编制仓储管理实施计划、货物仓储区域划分和社会资源的利用等。

(1) 积极收集EPC项目合同、项目详细进度计划和采购合同的相关信息, 在项目仓储管理正式实施前, 就要建立完整的项目信息体系, 并随项目的深入不断更新, 保证有足够的、准确的信息依据支持项目仓储管理的实施。

(2) 熟悉EPC项目合同、项目实施计划和采购实施计划中仓储管理的相关要求, 学习以往类似项目的仓储管理经验总结, 分析、罗列仓储管理重点项目清单。

(3) 关注项目详细进度计划中关键路径上请购文件提出时间、采购合同签署时间与交货时间等里程碑点。

(4) 多渠道了解项目所在地的气候、场地、机具资源和属地人文风俗, 并有效地进行现场踏勘和调查。

(1) 根据收集的上述项目信息, 编制仓储管理实施计划, 明确项目仓储管理工作内容、工作流程、具体实施要求以及相关人员的工作职责。

(2) 制订仓储管理软件信息平台管理要求, 明确信息共享分类、信息共享人员权限 (包含信息输入) 等。

(3) 根据项目规模和货物采购量, 提出包括仓储主管、仓储管理员、资料管理员 (需要时包括IT工程师在内) 的仓储人力资源动态配置要求, 并随仓储管理工作的深入适时调整。

(4) 根据现场踏勘、调查信息, 编制仓储管理过程中所需的工具、物品清单和机具租赁计划。

根据EPC项目合同相关条款、项目评估采购货物量及踏勘信息, 提出库区 (房) 设置需求, 绘制项目室内外货物仓储区域划分图, 并在第一批货物抵达前建立好相关仓储设施。

根据EPC项目合同相关条款及踏勘、调查信息, 有条件地在早期与项目当地社会资源建立合作伙伴关系, 以便届时满足项目仓储管理之需, 如仓储工具购买、临时运输的交通工具租赁、货物标识制作等。

仓储实施过程中的信息管理是仓储管理的核心, 主要包括货物的信息跟踪、仓储信息的及时更新与反馈、仓储管理等内容。

(1) 根据总承包项目进度, 通常情况下, 各类货物分批抵达现场, 而不同货物具有不同的仓储特性, 对现场仓储应具备的诸如卸货、检验、仓储及货物保护措施等要求也不同, 因此, 货物信息跟踪显得十分重要。到货信息的准确与否, 直接影响卸车方案、机具、人员、卸货场地、验收文件准备及验收通知能否按规定时间发出等;如果获取的信息不准, 可能会导致增加机具台班或到货不能及时卸车、参检人员不齐、检验无法完成等情况的发生, 甚至影响施工安装的进度。

(2) 对那些不宜露天仓储的货物, 如仪表、电气设备、保温棉材料和动设备备件等, 更应加强货物信息跟踪, 因为必须根据货物的相关信息准备室内库位和防护措施等, 不能随意找地方堆放, 避免因存放和防护不合适而造成的与供货商产生争议的质量问题, 甚至导致货物报废。

(1) 随着采购工作的不断推进, 到货货物越来越多, 到货、验收、存储、出库等仓储管理信息也越来越多, 越来越杂。因此, 仓储管理软件信息平台要按管理要求及时更新信息, 既不能“乱”, 更不能“无章”, 这是项目仓储管理工作能有条不紊进行的先决条件。项目信息的发出、接受和反馈, 是一个完整的循环, 应使各个环节的信息对称, 否则就会出现错误 (一般都是连锁错误) , 而纠正信息十分困难, 费时又费工, 甚至会使仓储信息管理平台崩溃。

(2) 仓储管理软件信息平台及时更新信息和有序管理, 不仅有利于仓储管理工作, 更有利于总承包项目向前推进, 因此, 要树立“仓储管理团队是整个项目团队的重要组成部分”的观念, 一定要按体系作业文件相关规定和项目要求, 对仓储管理过程的丰富信息及时更新、反馈, 使相关项目人员能及时分享信息, 共同维护项目信息良性传播。

(1) 项目仓储管理人员应严格按照岗位工作手册和项目仓储管理实施计划的规定, 履行项目仓储管理工作内容、工作流程和实施要求的工作职责, 并实施管理。

(2) 实施过程中的仓储管理工作环节包括:项目采购信息收集、接收货物、开箱检验、入库、货物保管 (含备件) 、随机资料管理、资料报验、出库、退库、台账管理、货位管理、盘点、剩余物资管理、仓储管理报告、仓库HSE管理等。

(3) 仓储管理环节十分繁琐复杂, 对各个环节中信息的可靠性和准确性要求较高。所以, 在开展各个环节工作之前, 一定要熟悉工作流程和程序的相关要求, 记录工作要仔细, 每条信息均要落实到位。

(4) 任何仓储环节工作的完成, 将会派生出诸多信息, 务必及时在信息平台上分门别类建立、录入相关信息, 以便相关人员共享、核查。

(5) 随着安装工作的不断推进, 仓库的货物逐渐减少, 对空出来的库位要重新规划、调整, 以便货物的有序存放和后续的仓储管理。

(6) 货物标识更换和转移工作应予重视, 若对陈旧模糊的货物标识或标识转移不及时, 会使货物发放、盘存统计出现错误, 所以务必注意标识的及时更换和转移, 最大限度地避免由于标识错误而导致仓储管理工作的其他错误。

做好仓储后期的管理是建设工程总承包项目顺利关闭的关键环节之一, 具体包括各类备件的管理、编制剩余物资清单、随机资料的管理和仓库管理资料的整理等工作内容。

(1) 在项目建设后期, 项目业主建立起生产管理团队和生产物资仓库以后, 方才开始接受总包商移交的各类备件。那么, 从收到第一单货物备件开始, 到各类备件移交至项目业主为止, 备件通常需要总包商存储几年, 这就要求仓储管理团队要加以关注、严格保管, 否则届时领取、移交业主时十分困难。

(2) 安装备件、两年备件等分专区存放, 便于领取、移交。

(3) 安装备件验收时, 要根据安装备件到货清单, 对比合同技术附件备件技术要求, 核对无误后方可贮存仓库并分专区放置, 同时建立安装备件领料台账。

(4) 同理, 两年备件验收时, 根据两年备件到货清单, 对比合同技术附件要求, 核对无误后装箱, 或以其他方式对货物进行标识, 分专区存放, 做详细台账, 包括库区货位、厂家、数量、型号和使用位号等。

(1) 完成施工后, 仓库主管负责组织仓库管理员做好现场剩余材料的回收和仓库剩余物资的盘点工作, 编制项目现场仓库剩余物资清单, 并配合实施工程类剩余物资的处置工作。

(2) 项目完工后, 仓库主管应组织仓库管理员, 完成现场剩余材料的回收及施工单位二级库物资的清缴工作, 并将货物情况登入仓库剩余物资清单。

(3) 仓库剩余物资的盘点工作需反复核查, 保证数据清晰、准确, 盘点完成后, 仓库主管应对盘点结果进行抽查, 根据抽查结果判断盘点的准确性, 如盘点结果严重失实的, 则重新盘点。

(4) 剩余物资清单编制完成后, 提交采购经理编制剩余物资处置报告。

(1) 仓库资料员需及时将货物的合格证、使用说明书、图纸、检验报告、铭牌、制造许可证、光盘等随机资料收集起来, 建立随机资料档案, 并编制设备或材料随机资料统计 (移交) 表。

(2) 随机资料须统一用档案袋封存保管, 档案袋上需备注装置名称、工序名称、设备位号、货物名称、合同号等主要信息, 以便移交或存档。

(3) 随机资料可在项目资料室或公司总部专门保管, 且按项目不同装置和工序进行分区、分类整理, 并准备移交。

(1) 仓库管理资料分两类:一类为仓储工作管理资料, 如到货清单、入库单、出库单、领料单、退货单及仓储信息管理系统;一类为报验记录。

(2) 仓储信息管理系统的记录数据需刻盘备份保存, 对仓储过程记录管理文件要分门别类并装订成册保存。

(3) 报验记录, 按材料专业分类, 装订成册保存。

总承包项目要实施精细化管理, 更凸显了仓储管理的重要性, 任何仓储管理的疏忽, 都将影响设备材料的品质, 甚至造成设备材料的报废, 不仅会严重影响项目进度, 或许还会给生产带来不安全因素, 甚至发生重大事故, 造成经济损失。因此, 总承包项目管理过程中一定要重视仓储管理, 抓住仓储管理要点, 纲举目张, 使仓储管理工作在项目执行过程中发挥更大的作用。

随着工程公司走向国际化的步伐不断加快、承接的境外总承包项目不断增多, 必将对仓储管理策划、仓储人员专业知识面、仓储信息管理和管理方式提出更高、更科学的要求, 但只要抓住仓储管理的以上几个要点, 仓储管理过程中出现的问题即可迎刃而解。