物资采购计划与仓储管理作为物流管理的基本内容, 已被国内外专家广泛的研究, 本文主要是通过在国际水电工程项目的实际经历, 对国际水电工程项目物资采购计划与仓储管理提供一些见解, 旨在节约项目成本, 为项目创造更多利润源。

中国水利水电第八工程局美纳斯水电站位于南美洲厄瓜多尔第三大城市昆卡的西南方, 是一个小流量高落差水电站, 装机容量为275MW;电站土建部分主要包括大坝、导流洞、引水隧洞、高压管道、调压井、地下厂房硐室群和地面开关站等。截止到2018年5月, 项目部物资投入金额已达1.3264亿美元, 占原主合同的50%。

现阶段美纳斯项目部采购计划与仓储管理主要有2名中方员工, 分工情况为:一人负责采购计划的编制, 并协调仓储管理工作和报表编制;一人负责仓储管理, 主要包括场外物资及集装箱到货的卸货、验收、清点等工作;五金、电器、劳保、设备配件、型材、周转材料、油料、炸药等的收发存管理。

物资采购计划根据时间段分为年度计划、单项工程计划、月计划、紧急采购计划。年度计划是根据年度工程进度计划结合本工程项目在本年度和下年度的物资需求而制定;单项工程计划是按单项工程施工组织设计和结合实际施工物资需求而制定;月计划是作为各分项工程物资计划在每月实施过程中的新增和补充;紧急采购计划是不在以上所述计划内的采购计划内容, 是工程实施过程中的新增或进一步补充。根据区域分为当地采购计划 (厄瓜多尔) 和国内采购计划。由于国内采购需要经过一个多月的海洋运输, 加上采购和清关, 采购周期达4-5个月左右, 这对于采购计划具有很高的挑战性。为了缩短采购周期, 满足前方的施工要求, 对于大宗笨重物资主要从当地采购;为了节约成本以及一些当地无法采购到的配件物资安排从国内批量采购。

采购计划的编制首先由各部门提交物资需求计划, 在充分考虑工程项目阶段性工期、分项工程的物资需求和工地仓库储备量和在途物资的基础上编制采购计划。具体流程详见下图1。

2013年1月开始使用金蝶kiss专业版软件管理仓储业务, 从而替代手工做账, 实现物资报表跟财务报表的快速对接, 简化了手工做账的诸多步骤, 也节约了大笔人工成本。

图1  下载原图

根据物资的性质美纳斯项目部仓库分为材料库、配件库、油料库、火工产品库和主材库。仓库占地面积达4000m2, 室内仓库占800m2左右。

(1) 超前性。关于超前性, 即应提前考虑, 留出充分的时间给采购部门。由于国内采购周期达4-5个月, 各部门的需求计划很少有提前考虑这个因素, 导致急件物资过多。

(2) 准确性。关于准确性, 即要明确、正确说明物资的名称、技术要求、用途或使用部位、数量和要求的到场时间等, 避免没有要求、要求不明确、要求有两种以上的解释甚至要求有错误的情况。需求部门往往认为采购人员知道他们需要的东西是哪种, 因此很多需求计划中只有名称和数量和大概的型号参数。一方面由于市场上产品种类和质量千差万别, 编制计划的人员和采购人员不可能对于需求部门的每样物资和型号都能清楚, 这样难免会出现采购的物资不是实际需要的物资, 造成死库存积压, 另外还耽搁采购时间。

(3) 系统性、周密性。关于系统性和周密性, 即应全面、综合考虑, 不出现计划的“缺面”、“缺项”, 也尽量减少同一型号和规格的物资由于考虑不周而重复编制计划的情况。一方面对于一些物资由于考虑不周时有发生“缺项”, 另一方面因为物资名称和型号的不统一或者由于采购计划编制人员的变动经常导致重复采购已有库存物资和在途物资, 造成资源浪费。

(1) 管理方面。由于成本管理体制的不健全, 材料、工具浪费较多。另外由于当地法律对安全劳保用品的畸形要求, 导致这方面成本投入远远超出预期。

(2) 验收方面。一是上千种的材料配件, 仓储管理人员很难把握每样物资的验收标准。特别是从国内采购的物资, 由于仓储人员跟采购人员并没有直接联系, 对于前方计划需求也没有直接的联系, 难免误验收。二是采购的物资由于送货单规格型号、用途的不够详细加上发票提供不及时, 而且多半是紧急物资, 到仓库就被领用, 等发票来时再做验收难度增大。

(3) 计划方面。由于仓库面积较大, 物资存放点多, 没有单独的圈在一块, 仓储人员难以时刻盯着每个地方的物资, 有时候出现一些领料员没有签领料单或者没跟仓储人员沟通拿完所需物资就走, 很难保证账物一致。材料配件领料人或者使用人往往不是需求计划的编制人, 这样容易导致死库存和急件的增多。

根据美纳斯项目部物资采购计划与仓储管理的现状, 个人结合在工作接触到的一些情况, 提出了一些实际解决问题的方法, 旨在为本项目和其他国际水电项目物资采购计划与仓储管理提供现实意义上的参考。

(1) 仓储方面必须做到帐卡物三一致, 才更能够快速、高效的满足项目部生产施工需要。同时采购计划编制人员在收到需求计划时务必核对物资库存和在途物资。

(2) 需求计划编制人员和采购计划编制人员必须紧密联系, 确保计划超前性、准确性、系统性、周密性。

(3) 充分利用项目部现有资源, 满足前方施工工艺要求, 下面是一个典型的实例。由于工区生产需要大量棉布, 从国内进口棉布需要办理INEN (Ecuador National Institute for Standardization) , 对于我们这种企业在当地很难办理, 且国内棉布价格并不便宜, 经了解棉布主要是用来吸油后涂在混凝土管片上, 这样我们就在想是否有别的办法可以解决。此前得知行政部给厄方员工更换的一批床垫全部是海绵的, 若是当垃圾扔了在当地还要交昂贵的处理费, 何不拿来试试, 后来经过证明, 海绵效果很好从而轻易的解决了这一难题。

(4) 本管理体制的健全。成本管理体制的健全需要项目部所有员工都参与进来, 仓储人员按照相关的管理制度把握好物资发放、物资验收等环节。施工过程中, 凡发生人工、财产、物资消耗的各个环节、各个岗位都要有章可循, 有指标可考核, 要求与预算定额挂钩, 具体量化。

(5) 工作进一步细化。当仓储人员无法确认一些物资的验收标准时, 可以跟采购、计划以及需求人员沟通, 以避免误验, 同时仓储人员也应该不断的学习积累, 加强自身的知识面。对于当地采购的一些物资, 特别是紧急物资, 需要请需求人员在做计划时将物资的详细规格型号、件号、用途等写清楚, 计划人员和采购人员再进一步细化, 可以减轻仓储人员的验收难度, 以便于后期各类数据的查询。

(6) 通与信息的反馈。沟通可以使很多工作变得顺畅, 可以使很多模糊的东西变得清晰, 通过沟通会发现很多问题也可以有多种解决方法。在日常工作中, 需要沟通的地方无处不在, 如跟上级领导的沟通, 跟同事间的沟通, 跟当地员工的沟通, 以及跟监理业主的沟通。通过沟通得到的信息, 我们还要把他反馈给相关领导和同事, 这样形成一个信息共享, 很多事情就能得以简化。

由于国外市场物资相对匮乏, 为了保证国际水工程的施工进度, 物资的保障尤为重要。在确保物资保障的供应前提下, 如何合理安排采购计划, 降低企业库存, 已成为企业追求利润最大化的重要突破口。希望本文能为国际水电工程项目物资采购计划与仓储管理提供现实意义上的参考。